Varainhankintaopas – näin onnistunut kampanja suunnitellaan alusta loppuun
Onnistunut varainhankinta alkaa selkeästä tavoitteesta, ei tuotteen valinnasta. Ennen kampanjan käynnistämistä kannattaa määrittää, kuinka paljon rahaa tarvitaan, mihin varat käytetään ja kuka varainhankinnan järjestää. Kun nämä asiat ovat selvillä, voidaan valita ryhmälle sopiva varainhankintatapa ja arvioida, mitä tavoitteen saavuttaminen käytännössä edellyttää.
Suurin kate ei yksin tee varainhankintakampanjasta kannattavaa. Lopputulokseen vaikuttavat myös tuotteen tai palvelun todellinen kysyntä, ostamisen helppous, tarvittava myyntimäärä, kampanjan kulut, logistiikka, mahdollinen hävikki ja osallistujien käyttämä aika. Siksi vaihtoehtoja kannattaa verrata ennen kaikkea sen perusteella, paljonko kampanjasta jää ryhmälle nettona ja kuinka paljon työtä tuloksen saavuttaminen vaatii.
Tässä varainhankintaoppaassa käymme onnistuneen kampanjan läpi vaihe vaiheelta tavoitteen asettamisesta ja laskelmista sopivan menetelmän valintaan, toteutukseen, toimituksiin, rahaliikenteeseen, verotukseen ja tulosten arviointiin. Samat perusperiaatteet auttavat suunnittelussa riippumatta siitä, onko kyseessä luokka, koulu, joukkue, seura, yhdistys tai muu ryhmä.
Onnistunut varainhankinta pähkinänkuoressa:
- Määritä, mihin varoja tarvitaan ja kuinka suuri nettotuottotavoite on.
- Selvitä, kuka kampanjan järjestää ja mitä sääntöjä juuri kyseiseen toimintaan liittyy.
- Laske tuotemyynnissä tavoite myyjää kohden ja arvioi tarvittava myyntimäärä.
- Valitse ryhmän tavoitteisiin ja resursseihin sopiva varainhankintatapa.
- Vertaa tuotemyynnissä nettotuottoa, kysyntää, ostamisen helppoutta, logistiikkaa ja työmäärää – älä vain kateprosenttia.
- Sovi vastuut, aikataulu, rahaliikenne ja toimitukset ennen kampanjan alkua.
- Arvioi lopuksi nettotuoton lisäksi tavoitteen toteutuminen ja kampanjaan käytetty työmäärä.
Mitä varainhankinta tarkoittaa?
Varainhankinta tarkoittaa toimintaa, jolla ryhmä hankkii rahoitusta yhteiseen toimintaansa. Varainhankintaa voidaan tehdä esimerkiksi tuotteita myymällä, tapahtumia järjestämällä, yritysyhteistyöllä, talkootyöllä tai vastikkeettomalla rahankeräyksellä.
Varainhankinnalla voidaan rahoittaa monenlaisia yhteisiä tavoitteita ja menoja. Luokat ja koulut keräävät varoja esimerkiksi luokkaretkiin, leirikouluihin ja yhteisiin hankintoihin; joukkueet ja seurat turnauksiin, peli- ja kilpailumatkoihin, harjoitusleireihin, varusteisiin, peliasuihin, harjoitusvuoroihin ja muihin kauden yhteisiin kuluihin; yhdistykset ja muut ryhmät puolestaan tapahtumiin, retkiin, väline- ja materiaalihankintoihin, tilavuokriin, koulutuksiin, projekteihin ja muihin toiminnan kuluihin.
Varainhankinnan eri muodot eivät kuitenkaan ole juridisesti sama asia. Erityisen tärkeä ero on varainhankinnan ja rahankeräyksen välillä.
Rahankeräyslain tarkoittamassa rahankeräyksessä yleisöltä pyydetään rahaa ilman vastiketta. Tavallisessa tuotemyynnissä ostaja puolestaan maksaa tuotteesta ja saa maksulleen todellisen vastikkeen. Siksi vastikkeellinen tuotemyynti ei lähtökohtaisesti ole rahankeräyslain tarkoittamaa rahankeräystä. Se, että tuotemyynnillä kerätään rahaa yhteiseen tarkoitukseen, ei itsessään tee myynnistä rahankeräyslain mukaista rahankeräystä.
Varainhankinta on siis laajempi käsite, kun taas rahankeräys on laissa erikseen määritelty toimintamuoto.
Varainhankintakampanja vaihe vaiheelta
1. Tavoite
Määritä käyttötarkoitus ja nettotuottotavoite.
2. Järjestäjä
Selvitä, kuka kampanjan järjestää.
3. Laskelma ja menetelmä
Laske tarvittava myyntimäärä ja valitse sopiva varainhankintatapa.
4. Vastuut ja myynti
Sovi aikataulu, vastuut ja myyntitapa.
5. Tilaukset, toimitukset ja maksut
Täsmäytä tilaukset, toimitukset ja maksut.
6. Mittaaminen
Mittaa tulos ja arvioi onnistuminen.
1. Aloita tavoitteesta – paljonko rahaa tarvitaan?
Varainhankintakampanjalle kannattaa asettaa nettotuottotavoite eli summa, jonka halutaan jäävän ryhmälle kaikkien kampanjakulujen jälkeen. Kun tavoite on määritelty euroina, voidaan laskea tarvittava myyntimäärä, arvioida tavoitetta myyjää kohden ja verrata eri varainhankintatapojen realistisuutta.
Esimerkiksi ”kerätään rahaa yhteiseen toimintaan” kertoo, miksi kampanja järjestetään, mutta ei vielä sitä, kuinka suuri kampanjan pitäisi olla. Käytännöllisempi tavoite on:
Ryhmä tarvitsee 2 000 euroa yhteiseen toimintaansa.
Tämän jälkeen voidaan laskea, mitä 2 000 euron nettotuottotavoite tarkoittaa käytännössä.
Laske tavoite myyjää kohden
Tavoite myyjää kohden lasketaan jakamalla kampanjan nettotuottotavoite myyjien määrällä.
Yksinkertainen lähtökaava on:
Nettotuottotavoite ÷ myyjien määrä = tavoite myyjää kohden
Jos 20 myyjän ryhmä tavoittelee 2 000 euron nettotuottoa:
2 000 € ÷ 20 = 100 € myyjää kohden.
Kyse on suunnitteluluvusta, ei siitä, että jokaisen pitäisi henkilökohtaisesti kerätä täsmälleen 100 euroa. Laskelma auttaa hahmottamaan, kuinka paljon myyntiä kampanjan tavoite keskimäärin edellyttää suhteessa myyjien määrään.
Huomioi aktiivisten myyjien määrä
Suunniteltu myyjämäärä ja aktiivisesti myyntiin osallistuvien määrä eivät aina ole sama asia. Jos 20 myyjän ryhmästä vain 16 osallistuu aktiivisesti myyntiin, 2 000 euron nettotuottotavoite tarkoittaa keskimäärin 125 euroa jokaista aktiivista myyjää kohden.
2 000 € ÷ 16 = 125 € aktiivista myyjää kohden.
Tämän vuoksi kampanjan realistisuutta kannattaa arvioida myös sen perusteella, kuinka moni ryhmästä todennäköisesti osallistuu aktiivisesti myyntiin. Pienikin ero osallistumisaktiivisuudessa voi muuttaa yksittäiselle myyjälle kohdistuvaa keskimääräistä tavoitetta selvästi.
Laske tarvittava myyntimäärä
Tarvittava myyntimäärä riippuu siitä, kuinka paljon yhdestä toteutuneesta myynnistä jää ryhmälle tuotteen hankintakustannuksen jälkeen. Mitä pienempi tämä euromäärä on, sitä enemmän myyntejä saman tavoitteen saavuttaminen vaatii.
Seuraava esimerkki näyttää, kuinka monta myyntiä 2 000 euron saavuttaminen vaatii eri tuotekohtaisilla tuotoilla. Laskelmassa ei ole vielä huomioitu muita mahdollisia kampanjakuluja.
| Ryhmälle jää yhdestä myynnistä | Myyntejä tarvitaan yhteensä | Myyntejä keskimäärin myyjää kohden (20 myyjää) |
|---|---|---|
| 5 € | 400 | 20 |
| 10 € | 200 | 10 |
| 20 € | 100 | 5 |
| 40 € | 50 | 2,5 |
Jos yhdestä myynnistä jää ryhmälle 5 euroa tuotteen hankintakustannuksen jälkeen, 2 000 euroon tarvitaan yhteensä 400 myyntiä. Jos myyjiä on 20, tämä tarkoittaa keskimäärin 20 myyntiä jokaista myyjää kohden. Jos yhdestä myynnistä jää 40 euroa, tarvitaan yhteensä 50 myyntiä eli keskimäärin 2,5 myyntiä myyjää kohden.
Mahdolliset muut kampanjakulut pitää huomioida tämän lisäksi. Ne vaikuttavat siihen, kuinka paljon myynnistä on kokonaisuudessaan jäätävä ryhmälle, jotta asetettu nettotuottotavoite saavutetaan.
Korkeampi tuotto yhdestä myynnistä ei kuitenkaan automaattisesti tarkoita parempaa varainhankintavaihtoehtoa. Jos tuotteen hinta on huomattavasti korkeampi, potentiaalinen ostajakunta pienempi tai tuotetta on muuten vaikeampi myydä, toteutunut kokonaismyynti voi jäädä alhaisemmaksi.
Siksi oleellinen kysymys ei ole vain ”paljonko yhdestä tuotteesta jää?”, vaan myös ”kuinka monta tällaista myyntiä ryhmämme pystyy realistisesti tekemään?”
Laske nettotuotto, älä vain katetta
Myynti, kate ja kampanjan nettotuotto eivät tarkoita samaa asiaa. Ryhmän kannalta tärkein luku on lopulta se, kuinka paljon rahaa kampanjasta jää käytettäväksi kaikkien kustannusten jälkeen.
Yksinkertaistettuna:
Kampanjan nettotuotto = myyntituotot − tuotteiden kustannukset − muut kampanjakulut
Muita kampanjakuluja voivat olla esimerkiksi rahti, maksupalvelut, tapahtumatilan vuokra, markkinointi, hävikki tai muut kampanjan toteuttamisesta syntyvät menot.
Jos ryhmälle halutaan jäävän 2 000 euroa ja kampanjasta syntyy lisäksi 200 euroa muita kuluja, tuotemyynnistä on jäätävä vähintään 2 200 euroa tuotteiden hankintakustannusten jälkeen. Kun 200 euron muut kampanjakulut vähennetään, ryhmälle jää 2 000 euroa nettona.
Kateprosentti on hyödyllinen vertailuluku, mutta kampanjan todellinen kannattavuus selviää vasta, kun mukaan otetaan toteutunut myyntimäärä ja kaikki kampanjasta syntyvät kulut.
2. Selvitä, kuka varainhankinnan järjestää
Ennen varainhankintatavan valintaa kannattaa selvittää, kuka kampanjan järjestää ja kenen nimissä varoja hankitaan. Järjestäjän asema voi vaikuttaa esimerkiksi verotukseen, rahankeräystä koskeviin sääntöihin, sopimuksiin, rahaliikenteeseen ja siihen, miten kampanjan tuotto voidaan käyttää.
Luokka, koulu, joukkue, seura, yhdistys ja muu ryhmä eivät ole näiden kysymysten näkökulmasta automaattisesti samassa asemassa. Siksi kampanjan käytännön järjestäjä ja varojen käyttötapa kannattaa sopia ennen myynnin tai muun varainhankinnan aloittamista.
Luokka ja koulu
Luokan ja koulun varainhankinnassa on huomioitava sekä varojen yhteinen käyttötarkoitus että osallistumisen vapaaehtoisuus. Verohallinnolla on erillinen ohje peruskoulun luokkatoimikuntien pienimuotoisesta yhteisestä varainhankinnasta.
Verohallinnon ohjeen mukaan luokkatoimikunnan pienimuotoinen varainhankinta voi jäädä verotuksen ulkopuolelle, kun varoja kerätään luokan tai oppilasryhmän yhdessä toteutettavaan opetukseen liittyvään toimintaan, kerätyt varat käytetään tasaisesti koko oppilasryhmän hyväksi eikä tuottoa kohdisteta oppilaille heidän henkilökohtaisen osallistumisensa tai myyntimääränsä perusteella. Toiminnan tulee lisäksi olla pienimuotoista.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että yhteisesti kerättyjen varojen käyttäminen koko luokan leirikouluun tai luokkaretkeen on verotuksen näkökulmasta eri asia kuin malli, jossa yhden oppilaan tekemä myynti vähentää juuri hänen henkilökohtaista maksuosuuttaan.
Perusopetuksessa on lisäksi huomioitava opetuksen maksuttomuus. Opetushallituksen mukaan oppilaiden ja huoltajien yhteisesti keräämillä varoilla voidaan tukea esimerkiksi retkiä ja leirikouluja, mutta varainhankintaan osallistumisen tulee olla vapaaehtoista. Jokaisella oppilaalla tulee olla mahdollisuus osallistua opetussuunnitelman ja vuosisuunnitelman mukaiseen toimintaan riippumatta siitä, onko hän tai hänen huoltajansa osallistunut varojen keräämiseen.
Jos suunnittelette varainhankintaa luokalle tai koululle, käytännön kampanjamalli kannattaa rakentaa näiden periaatteiden ympärille jo ennen myynnin aloittamista.
Joukkue ja seura
Joukkueen varainhankinnassa on tärkeää selvittää, toimiiko kampanjan järjestäjänä joukkue itse seuran sisällä vai rekisteröity seura ja miten kampanjan tuotto käytetään. Ennen kampanjaa kannattaa sopia ainakin, kenen nimissä tuotteita myydään, sopimuksia tehdään, laskut vastaanotetaan ja varoja käsitellään.
Verohallinnon mukaan talkoo- tai myyntityöstä saatava tulo voi olla joukkueen tuloa, kun se käytetään yhteisesti koko joukkueen hyväksi eikä hyöty kohdistu vain niihin jäseniin, jotka ovat osallistuneet työhön tai myyntiin.
Jos myyntiin tai talkoisiin osallistunut henkilö saa työpanoksensa perusteella esimerkiksi henkilökohtaisen alennuksen jäsen-, kausi- tai kilpailumaksusta tai matkakustannuksista, tilanne on erilainen. Verohallinnon urheiluseuroja koskevassa ohjeessa tällainen työpanokseen perustuva henkilökohtainen alennus katsotaan työn tehneen henkilön veronalaiseksi työkorvaukseksi.
Koko joukkueen yhteiseksi hyväksi kerättävä tuotto ja yksittäisen pelaajan henkilökohtainen hyvitys ovat siis verotuksessa eri asioita.
Kansallistukun joukkueille ja seuroille tarkoitetulla sivulla paperikampanjan käytännön toteutus on kuvattu erikseen.
Yhdistys ja muu ryhmä
Yhdistyksen varainhankinnassa verokohteluun vaikuttavat sekä yhdistyksen asema että harjoitetun toiminnan luonne. Rekisteröidyn yhdistyksen kohdalla olennaista on muun muassa se, onko yhdistys verotuksessa yleishyödyllinen ja millaista varainhankintaa se käytännössä harjoittaa.
Yleishyödyllisyys ei tarkoita, että yhdistyksen kaikki tulot olisivat automaattisesti verovapaita. Verohallinto arvioi esimerkiksi tavaramyynnin mahdollista elinkeinotoimintaluonnetta toiminnan kokonaisuuden, kuten laajuuden, jatkuvuuden ja liiketoimintamaisuuden perusteella.
Epämuodollisen tai rekisteröimättömän ryhmän ei puolestaan kannata olettaa olevansa verotuksessa tai muissa velvoitteissa samassa asemassa kuin rekisteröity yleishyödyllinen yhdistys. Ryhmän on hyvä sopia etukäteen ainakin siitä, kuka vastaa kampanjasta, kenen nimissä mahdollinen tilaus tehdään ja miten varoja käsitellään.
Jos kyseessä on varainhankinta yhdistykselle tai muulle ryhmälle, järjestäjän asema ja käytännön vastuut kannattaa selvittää ennen kampanjan käynnistämistä.
3. Valitse ryhmälle sopiva varainhankintatapa
Sopiva varainhankintatapa riippuu ryhmän tavoitteesta, resursseista, potentiaalisesta ostaja- tai tukijajoukosta sekä siitä, kuinka paljon työtä ja taloudellista riskiä kampanjaan voidaan ottaa. Yhtä kaikille sopivaa menetelmää ei ole.
Vaihtoehtoja kannattaa verrata paitsi mahdollisen tuoton myös toteutumisen todennäköisyyden, työmäärän, kustannusten, käytännön järjestelyjen ja riskien perusteella.
| Varainhankintatapa | Mistä tuotto syntyy? | Mitä kannattaa arvioida? |
|---|---|---|
| Tuotemyynti | Tuotteiden myynnistä, josta vähennetään tuotteiden hankinta- ja muut kampanjakulut | Kysyntä, ostajan hinta, nettotuotto, tarvittava myyntimäärä, logistiikka ja mahdollinen varastoriski |
| Tapahtumat ja myyjäiset | Esimerkiksi pääsylipuista, tarjoilusta, tuotteista tai palveluista | Odotettu kävijämäärä, tilat, sää, luvat, kulut, hävikki ja järjestämiseen tarvittava työ |
| Sponsorointi ja yritysyhteistyö | Yrityksen antamasta rahasta tai muusta tuesta yleensä sovittua vastiketta, kuten näkyvyyttä, vastaan | Mitä arvoa yhteistyökumppanille voidaan tarjota, kuinka kumppanit tavoitetaan ja mitä yhteistyöstä sovitaan |
| Talkoo- ja palvelutyö | Ulkopuolisen tahon maksamasta työstä tai palvelusta | Työmäärä, työn käytännön järjestäminen, verotus, vastuut ja tuoton kohdentaminen |
| Rahankeräys | Vastikkeettomista rahalahjoituksista | Kuka keräyksen voi järjestää, keräystarkoitus sekä rahankeräyslain mukaiset lupa- tai ilmoitusvaatimukset |
Tuotemyynti voidaan toteuttaa myös ennakkomyyntinä. Siinä asiakkaiden tilaukset kerätään ennen lopullista tuotetilausta, mikä voi pienentää myymättömään varastoon ja alkupääomaan liittyvää riskiä. Ennakkomyynnin hyödyt ja käytännön erot tuotteiden hankkimiseen etukäteen käsitellään tässä oppaassa myöhemmin erikseen.
Tuotemyynti voi sopia ryhmälle, jolla on toimiva myyntiverkosto ja tuote, jolle löytyy todellista kysyntää. Tapahtuma voi olla toimiva vaihtoehto yhteisölle, jolla on valmiiksi yleisöä, sopiva tila ja vapaaehtoisia järjestelyihin. Sponsoroinnissa ja yritysyhteistyössä myyntityö puolestaan kohdistuu yksittäisten kuluttajien sijasta mahdollisiin yhteistyökumppaneihin.
Myös useita varainhankintatapoja voidaan käyttää rinnakkain. Esimerkiksi tuotemyynti, tapahtuma ja yritysyhteistyö voivat täydentää toisiaan, jos niiden järjestämiseen on riittävästi resursseja.
Paras vaihtoehto ei välttämättä ole se, jossa yksittäinen tuotto on suurin, vaan se, jolla ryhmä pystyy realistisesti saavuttamaan tavoitteensa kohtuullisella työmäärällä ja hallittavalla riskillä.
4. Miten hyvä varainhankintatuote valitaan?
Hyvä varainhankintatuote yhdistää todellisen kysynnän, ostajalle sopivan hinnan, riittävän euromääräisen tuoton ja ryhmälle hallittavan logistiikan. Jos varainhankintatavaksi valitaan tuotemyynti, tuotetta kannattaa siksi arvioida huomattavasti laajemmin kuin pelkän kateprosentin perusteella.
Varainhankinnassa voidaan myydä hyvin erilaisia tuotteita. Suomessa ryhmät myyvät esimerkiksi wc- ja talouspaperia, makeisia, lakritsia ja suklaata, keksejä ja näkkileipää, kynttilöitä, sukkia, alusvaatteita ja muita vaatteita, kahvia ja teetä, mausteita, pesuaineita sekä erilaisia lahja-, kausi- ja kestotuotteita.
Arvioi todellinen kysyntä
Ensimmäinen kysymys on yksinkertainen: löytyykö tuotteelle oikeasti ostajia? Myynti helpottuu, jos ostaja ymmärtää nopeasti, mitä hän saa ja pystyy perustelemaan hankinnan muutenkin kuin pelkällä halulla tukea ryhmää.
Samalla kannattaa arvioida, sopiiko tuote juuri oman ryhmän myyntiverkostolle. Tuote, joka toimii hyvin yhdessä kohderyhmässä, ei välttämättä herätä samanlaista kiinnostusta toisessa.
Tukemistarkoitus on silti olennainen osa ostopäätöstä. Ostajalle kannattaa kertoa avoimesti, mitä ryhmä tavoittelee ja mihin kampanjan tuotto käytetään.
Vertaa hintaa, eurotuottoa ja keskimääräistä ostosta
Kateprosentti ei yksin kerro, kuinka kannattava tuote on varainhankinnassa. Arvioinnissa kannattaa tarkastella samanaikaisesti ostajan maksamaa hintaa, ryhmälle yhdestä myynnistä jäävää euromäärää, keskimääräistä ostosta ja realistista kokonaismyyntimäärää.
Edullista tuotetta voidaan saada myytyä paljon, mutta pienellä tuotekohtaisella tuotolla tavoitteen saavuttaminen vaatii enemmän kauppoja. Suuren euromääräisen tuoton tuotteessa haasteeksi voi puolestaan muodostua korkeampi ostohinta tai pienempi potentiaalinen ostajakunta.
Myös keskimääräisellä ostoksella on merkitystä. Jos ostaja hankkii tavallisesti useamman tuotteen kerralla, yhdestä asiakkaasta ryhmälle jäävä kokonaistuotto voi olla huomattavasti suurempi kuin yhden tuotteen tuotto antaa ymmärtää.
Oleellista ei siis ole vain se, paljonko yhdestä tuotteesta jää ryhmälle, vaan kuinka paljon nettotuottoa tuotteella voidaan realistisesti saada koko kampanjan aikana.
Huomioi säilyvyys, varastointi ja kuljetus
Fyysisen tuotteen logistiikka on osa varainhankinnan todellista kustannusta ja työmäärää. Tuotteiden vastaanotto, säilytys, lajittelu ja jakelu voivat vaatia aikaa, kuljetuksia ja varastotilaa, vaikka nämä eivät näkyisi tuotteen kateprosentissa.
Pieni tuote voi olla helppo jakaa myyjille, mutta sillä voi olla rajallinen säilyvyys. Suurikokoinen tai hyvin säilyvä tuote voi puolestaan vaatia enemmän tilaa ja kuljetusten suunnittelua.
Myös vähimmäistilaus ja toimituserän koko ovat olennaisia. Jos tuotteita tilataan laatikoittain, pakkauksittain tai kokonaisina lavoina, ryhmän pitää pystyä vastaanottamaan, säilyttämään ja jakamaan kyseinen määrä.
Tarkista rahti, maksuaika ja muut ehdot
Kaksi tuotetta voi näyttää kateprosentin perusteella yhtä kannattavilta, vaikka niiden todelliset kustannukset ja riskit olisivat erilaiset. Rahti, vähimmäistilaus, maksuaika ja muut toimitusehdot voivat vaikuttaa sekä nettotuottoon että siihen, kuinka paljon rahaa ryhmä tarvitsee kampanjan käynnistämiseen.
Ennen kampanjaa kannattaa selvittää ainakin:
- onko tuotteilla vähimmäistilausta tai tiettyä toimituserää
- miten rahti määräytyy ja muuttuuko se tilausmäärän mukaan
- milloin tuotteet tai lasku pitää maksaa
- tarvitaanko tuotteiden hankintaan alkupääomaa
- voiko tuotteita myydä ennakkoon ennen lopullista tilausta
- onko myymättömien tuotteiden palauttaminen mahdollista ja millä ehdoilla
- kuinka paljon tilaa tuotteiden vastaanottamiseen ja säilyttämiseen tarvitaan
- kuinka paljon työtä tilausten kokoaminen, tuotteiden jakelu ja maksujen seuranta vaativat.
Kansallistukun varainhankintatuotteiden hinta-, tuotto- ja toimituserätiedot on ilmoitettu tuotekohtaisesti, jotta ryhmä voi arvioida tarvittavaa myyntimäärää ja kampanjan käytännön toteutusta jo ennen tilaamista.
Toistuva käyttötarve voi olla etu
Toistuvasti tarvittavan kulutustuotteen etuna voi olla se, että ostaja hankkii samalla jotain, jota hän tarvitsee muutenkin. Tämä voi helpottaa ostopäätöstä ja luoda mahdollisuuden myös myöhempään uusintaostoon tai uuteen kampanjaan.
Esimerkiksi elintarvikkeet, hygieniatuotteet, pesuaineet sekä wc- ja talouspaperi ovat kulutustuotteita, jotka käytetään ajan mittaan loppuun ja joita kotitaloudet hankkivat toistuvasti.
Toistuva käyttötarve ei kuitenkaan tee yhdestä tuoteryhmästä automaattisesti toista parempaa. Se on yksi arviointiperuste hinnan, nettotuoton, kysynnän, myynnin helppouden, logistiikan ja työmäärän rinnalla.
5. Ennakkomyynti vai tuotteet etukäteen?
Ennakkomyynti voi pienentää menekin arviointiin ja myymättömään varastoon liittyvää riskiä, kun taas tuotteiden hankkiminen etukäteen mahdollistaa nopeamman toimituksen asiakkaalle. Sopiva malli riippuu muun muassa kysynnän ennustettavuudesta, varastointimahdollisuuksista, maksuehdoista ja siitä, kuinka tärkeää tuotteen saaminen heti on.
Ennakkomyynnissä asiakkaiden tilaukset kerätään ennen lopullisen tuotetilauksen tekemistä. Kun tilattava määrä perustuu vahvistettuihin asiakastilauksiin, ryhmän ei tarvitse arvioida menekkiä samalla tavalla kuin silloin, kun tuotteet hankitaan varastoon ennen myynnin aloittamista.
Ennakkomyynti voi siksi pienentää myymättömään varastoon liittyvää riskiä merkittävästi. Alkupääoman tarve voi ennakkomyynnissä olla jopa 0 euroa, jos tuotteita ei tarvitse maksaa ennen asiakasmaksujen kertymistä eikä kampanjaan liity muita ennakkokuluja. Käytännössä tämä riippuu toimittajan maksu- ja toimitusehdoista.
| Vertailukohta | Ennakkomyynti | Tuotteet hankitaan etukäteen |
|---|---|---|
| Menekin arviointi | Lopullinen tilaus voidaan perustaa kerättyihin asiakastilauksiin | Tilattava määrä pitää arvioida ennen toteutunutta myyntiä |
| Myymättömän varaston riski | Yleensä pienempi, jos tilaus perustuu vahvistettuun kysyntään | Suurempi, jos tuotteita jää myymättä |
| Alkupääoman tarve | Voi olla 0 €, jos tuotteita ei tarvitse maksaa ennen asiakasmaksujen kertymistä eikä muita ennakkokuluja synny | Rahaa voidaan tarvita jo ennen myynnin alkua, jos tuotteet hankitaan ja maksetaan etukäteen |
| Toimitus asiakkaalle | Asiakas joutuu yleensä odottamaan tuotteiden saapumista ja jakelua | Tuote voidaan antaa tai toimittaa asiakkaalle heti |
| Käytännön työ | Tilaukset pitää kerätä ja täsmäyttää ennen lopullista tilausta | Varaston määrää, säilytystä ja jäljelle jääviä tuotteita pitää hallita |
Ennakkomyynti ei kuitenkaan tee kampanjasta riskitöntä. Tilausten oikeellisuus pitää tarkistaa, tuotteet vastaanottaa ja jakaa, maksut täsmäyttää sekä mahdolliset peruutukset, muutokset ja virheet käsitellä.
Jos tuotteet hankitaan valmiiksi ennen myynnin alkua, ostaja voi puolestaan saada tuotteen heti. Vastapainoksi järjestäjä sitoo tuotteisiin rahaa ja kantaa suuremman riskin siitä, että osa varastosta jää myymättä.
Valinnassa kannattaa siis arvioida, kumpi on ryhmälle tärkeämpää: mahdollisimman tarkasti todelliseen kysyntään perustuva tilaus vai mahdollisuus toimittaa tuotteet ostajalle heti. Samalla kannattaa huomioida alkupääoman tarve, maksuehdot, varastointitila ja kummankin mallin vaatima työmäärä.
6. Suunnittele aikataulu ja vastuunjako
Toimivassa varainhankintakampanjassa on selkeä aikataulu, yksi kokonaisuudesta vastaava henkilö ja etukäteen sovittu työnjako. Kampanja muuttuu nopeasti raskaaksi, jos tehtävät jäävät epäselviksi tai niiden hoitaminen kasaantuu yhdelle ihmiselle.
Nimeä kampanjalle vastuuhenkilö
Kampanjalle kannattaa nimetä yksi henkilö, joka seuraa kokonaisuutta ja varmistaa, että sovitut asiat etenevät ajallaan. Hänen tehtävänsä ei kuitenkaan ole tehdä kaikkea itse, vaan koordinoida kampanjaa ja pitää muut osallistujat ajan tasalla.
Selkeä vastuuhenkilö helpottaa myös käytännön viestintää: myyjät tietävät, keneltä kysyä epäselvissä tilanteissa ja kuka kokoaa kampanjan etenemistä koskevat tiedot yhteen.
Sovi vastuut ja yhteiset pelisäännöt
Ennen kampanjan alkua kannattaa sopia ainakin, kuka:
- koordinoi kampanjaa ja seuraa aikataulua
- huolehtii ryhmän yhteisestä viestinnästä
- kokoaa myyntimäärät ja asiakastilaukset
- seuraa maksuja ja mahdollisia puuttuvia suorituksia
- tekee tarvittaessa lopullisen tuotetilauksen
- vastaanottaa tuotteet
- järjestää tuotteiden lajittelun ja jakelun
- laskee ja tarkistaa kampanjan lopullisen tuloksen.
Tehtävien lisäksi kannattaa sopia yhteiset pelisäännöt: milloin kampanja alkaa ja päättyy, mihin mennessä myyntimäärät ilmoitetaan, miten maksuja käsitellään ja missä kanavassa kampanjaa koskevista muutoksista viestitään.
Aseta myyntijakso ja seuraa etenemistä
Kampanjalle kannattaa määrittää selkeä alku- ja loppupäivä. Yhteisesti sovittu myyntijakso on helpompi johtaa ja seurata kuin avoimeksi jäävä ”myykää sitten kun ehditte” -kampanja.
Koko kampanjan tavoitteen lisäksi voidaan asettaa yksi tai useampi välitavoite. Jos esimerkiksi 2 000 euron nettotuottotavoitteessa ensimmäisen viikon välitavoitteeksi on asetettu 800 euroa mutta toteuma on vain 400 euroa, tilanteeseen ehditään vielä reagoida.
Reagointi voi tarkoittaa esimerkiksi myyjien muistuttamista, kampanjaviestinnän selkeyttämistä, uusien ostajien tavoittamista tai sen arvioimista, onko alkuperäinen tavoite ja aikataulu edelleen realistinen.
Kampanjan etenemistä kannattaa siis seurata jo myyntijakson aikana, ei vasta sen päätyttyä. Mitä aikaisemmin poikkeama tavoitteesta huomataan, sitä enemmän ryhmällä on aikaa tehdä korjaavia toimenpiteitä.
7. Tee myymisestä mahdollisimman helppoa
Myymistä helpottaa eniten se, että jokainen myyjä pystyy kertomaan nopeasti, mitä myydään, mitä se maksaa, mihin varat käytetään ja miten ostaja voi tilata. Hyvä tuote tai palvelu ei yksin ratkaise kampanjan onnistumista, jos myyntiviesti tai tilaaminen tuntuu ostajasta epäselvältä.
Toimiva myyntiviesti vastaa vähintään viiteen kysymykseen:
- Mitä myymme?
- Mitä se maksaa?
- Mihin varat käytetään?
- Miten tilaus tehdään?
- Mihin mennessä tilaus pitää tehdä?
Kun nämä tiedot ovat kaikilla myyjillä samassa muodossa, ostajan on helpompi tehdä päätös ja ryhmän on helpompi pitää kampanja yhtenäisenä.
Kerro selkeästi, mihin varat käytetään
Konkreettinen käyttötarkoitus auttaa ostajaa ymmärtämään, mitä hän on tukemassa. Esimerkiksi ”Tavoitteemme on kerätä 2 000 euroa kevään turnausmatkaa varten” kertoo kampanjasta enemmän kuin yleinen pyyntö tukea joukkueen toimintaa.
Käyttötarkoituksen ei tarvitse olla pitkä selitys. Olennaista on, että ostaja ymmärtää nopeasti, kuka varoja kerää ja mitä yhteistä tavoitetta varten kampanja järjestetään.
Valitse myyntikanavat tuotteen ja ryhmän mukaan
Paras myyntikanava on sellainen, jossa ryhmän todennäköiset ostajat voidaan tavoittaa helposti. Kasvokkain tapahtuva myynti, sukulaiset ja tuttavat, työpaikat, paikalliset yritykset sekä digitaaliset kanavat voivat kaikki olla toimivia vaihtoehtoja kampanjasta ja tuotteesta riippuen.
Kaikkia kanavia ei tarvitse käyttää. Tärkeämpää on, että ryhmällä on yhteinen tapa toimia ja kaikilla myyjillä ovat samat hinnat, tuotetiedot, kampanjan tarkoitus, tilausohjeet ja määräajat.
Myös tilaamisen kannattaa olla mahdollisimman yksinkertaista. Mitä vähemmän ostajan täytyy selvittää hintaa, tuotetta, toimitusta tai tilauksen tekemistä itse, sitä pienempi on tarpeeton kitka ostopäätöksen tiellä.
Hyödynnä digitaalista myyntiä ja varainhankintatyökalua
Tuotemyynti voidaan toteuttaa myös digitaalisesti, jolloin myyjät voivat jakaa omaa myyntisivuaan ja asiakkaat tehdä tilauksensa verkossa. Digitaalinen työkalu voi helpottaa tilausten kokoamista, myynnin seuraamista ja kampanjan kokonaisuuden hallintaa, vaikka tuotteet toimitettaisiin asiakkaille myöhemmin fyysisesti.
Kansallistukun varainhankintatyökalussa kampanjanvetäjä luo kampanjan, jokainen myyjä saa oman myyntisivun ja kampanjan kokonaismyyntiä voidaan seurata kampanjan aikana. Myyntisivun ulkopuolella esimerkiksi puhelimella, viestillä tai kasvokkain saadut tilaukset voidaan kirjata työkaluun käsin. Myyntiajan päätyttyä kampanjanvetäjä tarkistaa kokonaismäärän ja tekee lopputilauksen varainhankintatyökalussa.
Älä rakenna kampanjaa pakon varaan
Erityisesti koululuokkien varainhankinnassa osallistumisen tulee olla vapaaehtoista. Perusopetuksessa kaikkien oppilaiden tulee voida osallistua opetussuunnitelman ja vuosisuunnitelman mukaiseen toimintaan riippumatta siitä, onko oppilas tai hänen perheensä osallistunut yhteiseen varainhankintaan.
Myös muissa ryhmissä yhteisesti sovittu tavoite, selkeät pelisäännöt ja avoin viestintä helpottavat osallistumista. Kun jokainen ymmärtää, mihin varoja kerätään ja miten kampanja toimii, myyntiin osallistuminen on helpompi sovittaa omiin mahdollisuuksiin.
8. Suunnittele tilaus, toimitus ja rahaliikenne etukäteen
Onnistuneessa tuotemyyntikampanjassa tilausten, toimitettujen tuotteiden ja maksujen pitää lopulta täsmätä keskenään. Siksi tilaus-, toimitus- ja rahaliikenne kannattaa suunnitella jo ennen myynnin alkua eikä vasta siinä vaiheessa, kun kampanja on päättymässä.
Erityisesti fyysisessä tuotemyynnissä varsinainen myyntijakso on vain yksi osa kokonaisuutta. Sen jälkeen tilaukset pitää täsmäyttää, tuotteet tilata, vastaanottaa, tarkistaa ja jakaa sekä maksut ja kampanjan kulut selvittää.
Täsmäytä tilaukset ennen lopputilausta
Ennakkomyynnissä lopullisen tuotetilauksen pitäisi perustua vahvistettuihin asiakastilauksiin, ei arvioon siitä, mitä ehkä saadaan myytyä. Näin ennakkomyynnin tärkein hyöty – todelliseen kysyntään perustuva tilaaminen – säilyy myös käytännössä.
Ennen lopputilauksen tekemistä kannattaa tarkistaa ainakin:
- myyjien ilmoittamat tilaukset ja kokonaismäärät
- eri tuotteiden tai tuotevaihtoehtojen määrät
- mahdolliset peruutukset ja muutokset
- vähimmäistilaukset ja toimituserien koot
- että lopullinen yhteenveto vastaa vahvistettuja asiakastilauksia.
Kampanjalle kannattaa määrittää selkeä määräaika, jonka jälkeen tilaukset kootaan ja tarkistetaan ennen lopullisen tuotetilauksen tekemistä. Viime hetken muutokset kannattaa kirjata samaan yhteenvetoon, jotta tieto ei jää yksittäisiin viesteihin tai eri myyjien omiin listoihin.
Suunnittele vastaanotto ja jakelu
Tuotteiden vastaanotto ja jakelu kannattaa suunnitella ennen toimituspäivää. Mitä suurempi toimitus on, sitä tärkeämpää on tietää etukäteen, minne tuotteet saapuvat, kuka ottaa ne vastaan ja miten ne jaetaan edelleen myyjille tai asiakkaille.
Toimituksen saapuessa kannattaa tarkistaa, vastaavatko tuotteet ja määrät tehtyä tilausta ennen kuin tuotteita aletaan jakaa eteenpäin. Mahdolliset puutteet tai virheet on huomattavasti helpompi selvittää tässä vaiheessa kuin sen jälkeen, kun toimitus on jo hajautettu useille myyjille.
Suuret tuotteet vaativat eri tavalla tilaa ja kuljetusta kuin pienet paketit. Logistiikka ei ole kampanjan sivuseikka, vaan osa sen todellista työmäärää ja kustannusta.
Täsmäytä maksut ja säilytä tositteet
Kampanjan lopussa tilausten, toimitettujen tuotteiden ja vastaanotettujen maksujen pitäisi täsmätä keskenään. Selkeä maksujen seuranta helpottaa sekä puuttuvien suoritusten havaitsemista että kampanjan todellisen nettotuoton laskemista.
Ryhmän pitäisi pystyä kampanjan jälkeen selvittämään ainakin:
- paljonko tuotteita tai palveluita myytiin
- paljonko tuotteita toimitettiin asiakkaille
- paljonko rahaa vastaanotettiin
- mitä kuluja kampanjasta syntyi
- ovatko kaikki tilaukset ja maksut täsmänneet
- paljonko rahaa ryhmälle jäi kulujen jälkeen nettona.
Myyntiin, hankintoihin, rahtiin ja muihin kampanjakuluihin liittyvät tositteet kannattaa säilyttää järjestelmällisesti. Yhdistyksissä ja seuroissa kampanjan rahaliikenne ja tositteet tulee lisäksi käsitellä niiden oman kirjanpidon käytäntöjen mukaisesti.
Hyvä lopputarkistus on yksinkertainen: täsmäävätkö tilaukset, toimitetut tuotteet ja rahat? Kun vastaus voidaan osoittaa selkeästi, myös kampanjan lopullinen nettotuotto voidaan laskea luotettavasti.
9. Mitä varainhankinnan verotuksesta ja luvista pitää tietää?
Varainhankinnan verotus ja lupa-asiat riippuvat siitä, kuka toimintaa järjestää, millä tavalla varoja hankitaan ja saako maksaja vastiketta. Siksi varainhankintaan ei ole yhtä verotusta tai lupia koskevaa yleissääntöä, joka soveltuisi kaikkiin kampanjoihin.
”Varainhankinta on verovapaata” ei ole yleispätevä sääntö. Myöskään väite ”alle 20 000 euron varainhankinta on verovapaata” ei pidä sellaisenaan paikkaansa.
Tuotemyynti ja rahankeräys ovat eri asioita
Rahankeräyslain tarkoittamassa rahankeräyksessä yleisöltä pyydetään rahaa ilman vastiketta. Tavallisessa kaupankäynnissä ostaja puolestaan maksaa tuotteesta tai palvelusta ja saa maksulleen todellisen vastikkeen.
Siksi tavallinen vastikkeellinen tuotemyynti ei lähtökohtaisesti ole rahankeräyslain tarkoittamaa vastikkeetonta rahankeräystä.
Rahankeräystä ja kaupankäyntiä ei kuitenkaan pidä sekoittaa keskenään. Rahankeräyslaissa kielletään rahankeräyksen järjestäminen tavalla, jossa kaupankäynti ja rahankeräys ovat ilmeisessä vaarassa sekoittua. Ostajalle pitää siis olla selvää, maksaako hän tuotteesta tai palvelusta vai antaako hän vastikkeettoman lahjoituksen.
Mikä on pienkeräys?
Pienkeräys ei tarkoita pienimuotoista tuotemyyntiä, vaan rahankeräyslain mukaista vastikkeetonta rahankeräystä.
Poliisin ohjeistuksen mukaan pienkeräyksellä voidaan kerätä enintään 10 000 euroa, keräys voi kestää enintään kolme kuukautta ja sama järjestäjä voi järjestää enintään kaksi pienkeräystä kalenterivuodessa.
Pienkeräyksestä tehdään kirjallinen ilmoitus poliisilaitokselle vähintään viisi arkipäivää ennen suunniteltua aloittamista. Poliisi antaa käsitellylle pienkeräykselle pienkeräysnumeron, joka ilmoitetaan yleisölle lahjoituksia pyydettäessä. Pienkeräyksen järjestäjän on lisäksi täytettävä rahankeräyslaissa säädetyt edellytykset.
Jos tarkoituksena on jatkuvaluonteinen tai pienkeräyksen rajat ylittävä vastikkeeton rahankeräys, toimintaa koskevat eri vaatimukset ja rahankeräysluvan tarve on selvitettävä erikseen.
Koululuokan varainhankinnassa yhteinen hyöty on keskeinen
Peruskoulun luokkatoimikunnan pienimuotoinen varainhankinta voi tietyin edellytyksin jäädä tuloverotuksen ulkopuolelle. Verohallinnon ohjeessa edellytetään, että varoja kerätään koulun tai oppilasryhmän yhdessä toteutettavaan opetukseen liittyvään toimintaan, tuotto käytetään tasaisesti koko oppilasryhmän hyväksi eikä sitä kohdisteta oppilaille heidän osallistumisensa tai henkilökohtaisen myyntimääränsä perusteella. Toiminnan tulee lisäksi olla pienimuotoista.
Esimerkiksi malli, jossa enemmän myyneen oppilaan keräämät varat kohdistetaan hänen henkilökohtaisen maksuosuutensa kattamiseen, ei vastaa Verohallinnon kuvaamaa verotuksen ulkopuolelle jäävän yhteisen varainhankinnan rakennetta.
Jos Verohallinnon ohjeessa määritellyt edellytykset eivät täyty, varainhankinnan verokohtelu on arvioitava erikseen.
Yleishyödyllisen yhdistyksen kaikki tulot eivät ole automaattisesti verovapaita
Yleishyödyllisyys ei tarkoita, että yhdistyksen kaikki varainhankinnasta saamat tulot olisivat automaattisesti verovapaita. Verokohtelu riippuu harjoitetun toiminnan luonteesta ja kokonaisuudesta.
Verohallinto arvioi elinkeinotoiminnan tunnusmerkkejä tapauskohtaisesti. Arvioinnissa merkitystä voivat saada esimerkiksi toiminnan laajuus ja jatkuvuus, asiakaskunta, kilpailuolosuhteet, hinnoittelu, voitontavoittelu, toimintaan sitoutunut pääoma ja palkatun henkilökunnan käyttö.
Verohallinnon nykyisessä ohjeessa on myös junioriurheilua koskeva esimerkki, jossa joukkue myy pienimuotoisesti varainhankintatuotteita, kuten keksejä ja sukkia, pääasiassa jäsenten, perheiden, tuttavien ja naapureiden verkostossa. Myyntiä ei esimerkin tilanteessa markkinoida laajasti eikä harjoiteta pysyvästä myyntipaikasta, kampanjat ovat satunnaisia, työ tehdään talkoovoimin ja tuotteiden hinnoitteluun liittyy ostajan tukemistarkoitus. Tuotto käytetään koko joukkueen hyväksi. Verohallinto ei pidä toimintaa esimerkin kuvaamissa olosuhteissa yhdistyksen elinkeinotoimintana.
Tämä ei tarkoita, että kaikki tuotemyynti olisi automaattisesti verovapaata. Verokohtelu riippuu kampanjan toteutuksesta kokonaisuutena. Satunnainen ja pienimuotoinen vapaaehtoisvoimin toteutettu varainhankinta voi olla verotuksellisesti hyvin erilainen tilanne kuin jatkuva, laaja ja liiketoimintamaisesti järjestetty myynti.
20 000 euroa ei ole yleinen verovapaan varainhankinnan raja
20 000 euroa on vähäisen liiketoiminnan arvonlisäverotukseen liittyvä liikevaihtoraja, ei yleinen varainhankinnan tuloverovapauden raja.
Verohallinnon ohjeen mukaan vähäisen liiketoiminnan arvonlisäverovelvollisuutta arvioitaessa tarkastellaan sekä kuluvan että edellisen kalenterivuoden arvonlisäverolaissa tarkoitettua liikevaihtoa. Vähäisen toiminnan raja on 20 000 euroa.
Yleishyödyllisen yhteisön kohdalla on ensin arvioitava, onko kyseinen toiminta ylipäätään arvonlisäverotuksessa liiketoimintaa. Yhdistyksen kaikki jäsenmaksut, avustukset tai muut tulot eivät muutu arvonlisäverollisen liiketoiminnan liikevaihdoksi pelkästään sen vuoksi, että niiden yhteismäärä ylittää 20 000 euroa.
Alle 20 000 euron summa ei siis yksin ratkaise sitä, onko varainhankinnasta saatu tulo verovapaata.
Talkootyön verotus riippuu toteutuksesta
Talkootyön verokohtelu ei ratkea sillä, että toimintaa kutsutaan talkoiksi. Ratkaisevaa on se, miten työ on käytännössä järjestetty ja kenelle työstä saatava taloudellinen hyöty kohdistuu.
Verohallinnon ohjeessa arviointiin vaikuttavat esimerkiksi se, kuka tekee sopimuksen toimeksiantajan kanssa, nimeääkö toimeksiantaja työn tekijät, kuka johtaa ja valvoo työtä, vaatiiko työ erityistä ammattitaitoa tai pätevyyttä, kuinka jatkuvaa toiminta on ja kenelle työstä saatava hyöty tulee.
Jos talkootyöstä saatava korvaus tulee yleishyödylliselle yhteisölle ja käytetään koko yhteisön tai joukkueen hyväksi, tilanne voi olla verotuksellisesti erilainen kuin silloin, jos hyöty kohdistetaan vain työn tehneille henkilöille.
Esimerkiksi jos talkoisiin osallistuneen henkilön työpanos johtaa juuri hänen tai hänen lapsensa henkilökohtaisen kausimaksun alentamiseen, saatu etu voi olla työn tehneen henkilön veronalaista tuloa.
Jos kampanjan vero- tai lupakohtelu on epäselvä, asia kannattaa selvittää ennen kampanjan aloittamista Verohallinnon, Poliisin tai muun toimivaltaisen viranomaisen ajantasaisista ohjeista. Yksittäisen kampanjan verokohtelu voi riippua sellaisista yksityiskohdista, joita yleisessä varainhankintaoppaassa ei voida ratkaista.
Verotusta ja rahankeräystä koskevat viranomaisohjeet on tarkistettu 26.9.2026. Säännökset ja viranomaisohjeet voivat muuttua.
10. Mittaa kampanjan onnistuminen
Varainhankintakampanjan onnistumista kannattaa arvioida nettotuoton, tavoitteen toteutumisen, myynnin tehokkuuden ja käytetyn työmäärän perusteella. Pelkkä tilille kertynyt rahamäärä ei vielä kerro, kuinka hyvin kampanja onnistui suhteessa asetettuun tavoitteeseen ja siihen käytettyihin resursseihin.
Nettotuotto on tärkeä lähtökohta, mutta sen rinnalla kannattaa tarkastella myös myyntimäärää, tavoitteen toteutumisastetta, mahdollisen varaston myyntiastetta sekä kampanjaan käytettyä aikaa.
| Mittari | Mitä se kertoo? |
|---|---|
| Nettotuotto | Paljonko kampanjasta jäi kaikkien kulujen jälkeen ryhmälle |
| Tuotto myyjää tai aktiivista osallistujaa kohden | Kuinka paljon nettotuottoa kampanja tuotti suhteessa aktiivisesti osallistuneiden määrään |
| Myyntimäärä | Kuinka monta tuotetta tai palvelua myytiin tai kuinka monta kauppaa kampanjassa tehtiin |
| Tavoitteen toteutumisaste | Kuinka suuri osa asetetusta nettotuottotavoitteesta saavutettiin |
| Myyntiaste | Kuinka suuri osa etukäteen hankituista tuotteista saatiin myytyä |
| Nettotuotto suhteessa työmäärään | Kuinka paljon nettotuottoa kampanja tuotti suhteessa siihen käytettyyn aikaan |
Laske tavoitteen toteutumisaste
Tavoitteen toteutumisaste kertoo, kuinka suuri osa asetetusta nettotuottotavoitteesta saavutettiin.
Se voidaan laskea näin:
Toteutumisaste = toteutunut nettotuotto ÷ nettotuottotavoite × 100 %
Jos kampanjan nettotuottotavoite oli 2 000 euroa ja kampanjasta jäi ryhmälle nettona 1 800 euroa:
1 800 € ÷ 2 000 € × 100 % = 90 %
Kampanja saavutti siis 90 prosenttia asetetusta nettotuottotavoitteesta. Tämä antaa selkeämmän kuvan onnistumisesta kuin pelkkä tieto siitä, että kampanja tuotti 1 800 euroa.
Seuraa myyntiastetta, jos tuotteet hankitaan etukäteen
Myyntiaste kertoo, kuinka suuri osa etukäteen hankitusta tuote-erästä saatiin myytyä. Mittari on erityisen hyödyllinen silloin, kun tuotteet ostetaan varastoon ennen toteutunutta kysyntää.
Myyntiaste voidaan laskea näin:
Myyntiaste = myydyt tuotteet ÷ hankitut tuotteet × 100 %
Jos ryhmä hankkii 200 tuotetta ja myy niistä 160:
160 ÷ 200 × 100 % = 80 %
Myyntiaste on tällöin 80 prosenttia. Jäljelle jääneiden tuotteiden määrä kannattaa huomioida kampanjan todellista kannattavuutta arvioitaessa.
Myös vapaaehtoisten aika on resurssi
Kaksi kampanjaa voi tuottaa saman nettosumman mutta vaatia täysin erilaisen työmäärän. Siksi kampanjan tehokkuutta voidaan tarkastella myös suhteuttamalla nettotuotto siihen käytettyihin vapaaehtoistunteihin.
Yksinkertainen laskukaava on:
Nettotuotto työtuntia kohden = kampanjan nettotuotto ÷ kampanjaan käytetyt vapaaehtoistunnit
Jos kaksi kampanjaa tuottaa kumpikin 2 000 euroa, mutta ensimmäiseen käytetään yhteensä 120 tuntia ja toiseen 50 tuntia:
- Kampanja A: 2 000 € ÷ 120 h = noin 16,70 € / työtunti
- Kampanja B: 2 000 € ÷ 50 h = 40 € / työtunti
Molemmat kampanjat tuottivat saman rahamäärän, mutta niiden vaatima työmäärä oli hyvin erilainen. Vapaaehtoisten ajalle ei välttämättä kirjata eurohintaa, mutta ryhmän toiminnan kannalta aika on todellinen ja rajallinen resurssi.
Kampanjan jälkiarvioinnissa kannattaa siksi kysyä myös: tekisimmekö tämän samalla tavalla uudelleen? Samalla voidaan kirjata, mikä toimi hyvin, mikä vei odotettua enemmän aikaa, missä syntyi virheitä ja mitä seuraavassa kampanjassa kannattaa tehdä toisin.
Varainhankintakampanjan muistilista
- Määritä käyttötarkoitus ja nettotuottotavoite. Päätä, mihin varoja tarvitaan ja kuinka paljon ryhmälle halutaan jäävän kulujen jälkeen.
- Selvitä, kuka kampanjan järjestää. Sovi, kenen nimissä varainhankinta toteutetaan ja kuka vastaa käytännön järjestelyistä.
- Tunnista toiminnan juridinen luonne ja tarkista siihen liittyvät vero- ja lupakysymykset. Tuotemyynti, tapahtumat, sponsorointi, talkoot ja vastikkeeton rahankeräys eivät ole juridisesti sama asia.
- Laske tuotemyynnissä tavoite myyjää kohden ja tarvittava myyntimäärä. Käytä laskelmissa realistista nettotuottoa, älä pelkkää myyntihintaa tai kateprosenttia.
- Valitse ryhmälle sopiva menetelmä, tuote tai palvelu. Arvioi kysyntää, ostamisen helppoutta, nettotuottoa, kustannuksia, logistiikkaa, työmäärää ja riskejä kokonaisuutena.
- Päätä, toteutetaanko tuotemyynti ennakkomyyntinä vai hankitaanko tuotteet etukäteen. Huomioi varastoriski, alkupääoman tarve, maksuehdot ja toimitusnopeus.
- Sovi vastuut, pelisäännöt ja aikataulu ennen kampanjan alkua. Nimeä vastuuhenkilö ja määritä myyntijakso sekä mahdolliset välitavoitteet.
- Tee myymisestä ja tilaamisesta mahdollisimman helppoa. Varmista, että myyjät osaavat kertoa mitä myydään, mitä se maksaa, mihin varat käytetään, miten tilaus tehdään ja mihin mennessä.
- Suunnittele tilaukset, toimitukset ja rahaliikenne etukäteen. Kampanjan lopussa tilausten, toimitettujen tuotteiden ja vastaanotettujen maksujen pitäisi täsmätä keskenään.
- Arvioi kampanjan tulos. Mittaa ainakin nettotuotto, tavoitteen toteutumisaste ja kampanjaan käytetty työmäärä sekä kirjaa, mitä seuraavalla kerralla kannattaa tehdä samalla tavalla tai toisin.
Millainen on onnistunut varainhankintakampanja?
Onnistunut varainhankintakampanja on tavoitteellinen, realistinen ja hallittu kokonaisuus, jossa ryhmä tietää etukäteen, paljonko rahaa tarvitaan, kuka kampanjan järjestää ja miten tavoite aiotaan saavuttaa.
Hyvä kampanja ei perustu vain mahdollisimman korkeaan kateprosenttiin tai suureen myyntimäärään. Valitun menetelmän pitää sopia ryhmän resursseihin, ja odotettua nettotuottoa kannattaa tarkastella suhteessa tarvittavaan myyntiin, kustannuksiin, logistiikkaan, työmäärään ja riskeihin.
Myös käytännön toteutuksen pitää pysyä hallinnassa. Vastuut ja aikataulu sovitaan etukäteen, myyjillä on selkeät ohjeet ja tilaukset, toimitukset sekä maksut voidaan lopuksi täsmäyttää luotettavasti.
Kampanjan jälkeen onnistumista arvioidaan suhteessa asetettuun tavoitteeseen: paljonko rahaa jäi nettona, kuinka suuri osa tavoitteesta saavutettiin, kuinka paljon aikaa kampanja vaati ja mitä seuraavalla kerralla kannattaa tehdä samalla tavalla tai toisin.
Kun tavoite, järjestäjä, talous, vastuut ja käytännön toteutus suunnitellaan ennen kampanjan käynnistämistä, varainhankinta muuttuu satunnaisesta myymisestä johdetuksi ja mitattavaksi kampanjaksi.
Jos tuotemyynti osoittautuu ryhmällenne sopivaksi varainhankintatavaksi, voitte vertailla Kansallistukun wc- ja talouspaperituotteiden hintoja, tuottoja ja lavakokoja ennen kampanjan aloittamista.
Usein kysyttyä varainhankinnasta
Varainhankinta tarkoittaa toimintaa, jolla ryhmä hankkii rahoitusta yhteiseen toimintaansa. Keinoja voivat olla esimerkiksi tuotemyynti, tapahtumat, sponsorointi, talkoot ja vastikkeeton rahankeräys. Rahankeräys on yksi laissa erikseen määritelty varainhankinnan muoto.
Varainhankinnan tavoite kannattaa määrittää nettotuottona eli summana, jonka halutaan jäävän ryhmälle kulujen jälkeen. Tuotemyynnissä tavoite voidaan jakaa aktiivisten myyjien määrällä. Jos nettotuottotavoite on 2 000 euroa ja aktiivisia myyjiä on 20, keskimääräinen tavoite on 100 euroa myyjää kohden.
Sopiva varainhankintatapa riippuu ryhmän tavoitteesta, resursseista, potentiaalisesta ostaja- tai tukijajoukosta sekä käytettävissä olevasta ajasta. Vaihtoehtoja kannattaa vertailla toteutuvan nettotuoton, työmäärän, kustannusten ja riskien perusteella eikä vain mahdollisimman korkean kateprosentin avulla.
Hyvä varainhankintatuote yhdistää todellisen kysynnän, ostajalle sopivan hinnan, riittävän nettotuoton ja ryhmälle hallittavan logistiikan. Arvioinnissa kannattaa huomioida myös tarvittava myyntimäärä, säilyvyys, toimitusehdot ja ennakkomyynnin mahdollisuus. Yhtä kaikille ryhmille parasta tuotetta ei ole.
Varainhankinnalla saavutettava nettotuotto riippuu muun muassa aktiivisten osallistujien määrästä, toteutuneesta myynnistä, tuotosta yhtä myyntiä kohden sekä kampanjan kustannuksista. Oman kampanjan suunnittelussa on hyödyllisempää laskea tarvittava myyntimäärä näiden lukujen perusteella kuin olettaa, että jokin yleinen keskimääräinen kampanjatuotto sopisi kaikille ryhmille.
Tavallinen vastikkeellinen tuotemyynti, jossa ostaja saa maksua vastaan todellisen tuotteen, ei lähtökohtaisesti ole rahankeräyslain tarkoittamaa vastikkeetonta rahankeräystä. Jos kampanjaan yhdistetään myös vastikkeettomien lahjoitusten pyytämistä, rahankeräystä koskevat vaatimukset pitää arvioida erikseen. Lisätietoa löytyy rahankeräyslaista.
Pienkeräys on rahankeräyslain mukainen vastikkeeton rahankeräys, ei pienimuotoinen tuotemyyntikampanja. Poliisin ohjeistuksen mukaan pienkeräyksellä voidaan kerätä enintään 10 000 euroa enintään kolmen kuukauden aikana. Sama järjestäjä voi järjestää enintään kaksi pienkeräystä kalenterivuodessa, ja pienkeräys edellyttää ilmoitusta poliisille.
Ei. 20 000 euroa on vähäisen liiketoiminnan arvonlisäverotukseen liittyvä liikevaihtoraja, ei yleinen varainhankinnan verovapauden raja. Verohallinnon ohjeen mukaan arvonlisäveron vähäisen toiminnan rajaa arvioitaessa huomioidaan sekä kuluvan että edellisen kalenterivuoden liikevaihto. Tuloverokohtelu arvioidaan erikseen toiminnan luonteen perusteella.
Verohallinnon kuvaamassa verotuksen ulkopuolelle jäävässä peruskoulun luokkatoimikunnan mallissa varainhankinnan tuottoa ei kohdisteta oppilaille heidän henkilökohtaisen osallistumisensa tai myyntimääränsä perusteella. Varat käytetään tasaisesti koko oppilasryhmän yhteiseen opetukseen liittyvään toimintaan, ja varainhankinnan tulee lisäksi olla pienimuotoista. Tarkemmat ehdot löytyvät Verohallinnon luokkatoimikuntia koskevasta ohjeesta.
Ennakkomyynti voi pienentää myymättömään varastoon liittyvää riskiä, koska lopullinen tuotetilaus voidaan tehdä vahvistettujen asiakastilausten perusteella. Alkupääoman tarve voi olla jopa 0 euroa, jos tuotteita ei tarvitse maksaa ennen asiakasmaksujen kertymistä eikä muita ennakkokuluja synny. Ennakkomyynti ei kuitenkaan poista tilausten tarkistamiseen, vastaanottoon, jakeluun ja maksujen täsmäyttämiseen liittyvää työtä.
Lähteet ja lisätietoa
Artikkelin vero-, rahankeräys- ja koululuokkia koskevat tiedot perustuvat ensisijaisesti Finlexin sekä Poliisin, Verohallinnon ja Opetushallituksen ajantasaisiin viranomaislähteisiin.
- Finlex: Rahankeräyslaki 863/2019
- Poliisi: Pienkeräykset
- Verohallinto: Luokkatoimikuntien varainhankinnan verotus
- Verohallinto: Urheiluseura suoritusten maksajana
- Verohallinto: Verotusohje yleishyödyllisille yhteisöille
- Verohallinto: Yleishyödyllisten yhteisöjen ja julkisyhteisöjen vapaaehtoistoiminnan ennakkoperintäkysymykset
- Verohallinto: Arvonlisäveroton vähäinen toiminta
- Opetushallitus: Koulun retket ja leirikoulut
Lähteet ja viranomaisohjeiden ajantasaisuus tarkistettu 26.9.2026. Säännökset ja viranomaisohjeet voivat muuttua.